Vergabeakten

Vergabeakten bündeln die Unterlagen und Aufzeichnungen eines Beschaffungsvorgangs. Dazu können Vorbereitung, Kommunikation, Angebote und begründete Entscheidungen gehören. Sie machen den Ablauf nachvollziehbar und sind nicht mit einem bloßen Downloadordner zu verwechseln, in dem Quellen und interne Arbeitsstände ungeordnet nebeneinanderliegen.

Worauf es bei der Arbeit ankommt

Verknüpfen Sie Dokumente mit Vorgang, Datum und Funktion. Halten Sie bei Änderungen den Entscheidungsgrund fest, damit eine berechtigte spätere Prüfung den Weg zum aktuellen Stand rekonstruieren kann.